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Un plan de accion para ayudar a las Pymes a transitar la crisis y prepararse para el nuevo escenario

Nos enfrentamos a la situación más desafiante que el mundo ha vivido en mucho tiempo. Su efecto se sentirá con fuerza en toda la economía y, directa o indirectamente, en las empresas de prácticamente todos los sectores. La normalización de la actividad podría llevar varios meses e incluso más de un año.

¿Qué pueden hacer los empresarios hoy? ¿Cómo mantener la empresa a flote y darle un horizonte futuro? ¿Cómo gestionar y cuidar a su equipo?

Para responder estas preguntas es importante tener claro que esta crisis pasará y el escenario de los negocios será diferente. Los costos serán muy altos en lo inmediato y, hacia adelante, se proyectan cambios importantes en las formas de organización económica e instituciones que rigen los entornos de actividades. Se acelerará el avance de las tecnologías de información y muy probablemente se observen transformaciones en los hábitos de consumo, los modos de trabajo y el comportamiento social 1 . Pero también es relevante apuntar que la manera en que actuemos ahora marcará la capacidad de afrontar los desafíos futuros y las oportunidades emergentes.

En estos momentos hay que pensar centralmente en la supervivencia de las empresas. Pero una mirada con un horizonte más amplio es imprescindible para darle contexto a lo que estamos
haciendo.

Nuestra recomendación a los empresarios frente a este escenario es elaborar un Plan de Acción para esta crisis inédita, para cuidar a su organización y estar preparado para el después. Un Plan que se adapte a la situación particular, que busca mantener la empresa activa, transitar esta situación y ampliar la visión.

Sugerimos formalizar el plan, ponerlo por escrito. Compartir todo o una parte sustancial con su equipo e incluso con otros empresarios. Establezca responsables, priorice, ponga plazos y requerimientos para su ejecución.

Hemos dividido nuestras recomendaciones en dos categorías:

- Coyunturales: acciones para transitar este período de alta dificultad y reiniciar las operaciones

- Estratégicas: acciones para estar mejor preparados frente al nuevo escenario

 

Recomendaciones para el Plan de Acción

Acciones de Coyuntura:
Estas acciones tienen como objetivo transitar el momento actual con el menor costo para su empresa, su capacidad productiva, su personal y la cultura organizacional.

- Extreme la comunicación con su personal. Comuníquese periódicamente, manténgase al tanto de cómo se encuentran, promueva que los responsables hagan lo mismo con sus
equipos. Plantee el desafío de un horizonte futuro desde una visión realista pero esperanzadora. Informe a su personal en forma clara y transparente. Realice reuniones virtuales para analizar la situación, los escenarios y debatir caminos posibles. Comunique a sus empleados las medidas de asistencia del Estado vinculadas con su economía familiar.
Ayúdelos a hacer uso de las mismas.

- Si ya no la ha hecho, incorpore tecnología de comunicación y de administración de flujos trabajo (Zoom, Webex, Microsoft Teams, Google Meets, Trelo, Slack, entre otras). Muchos de ellos son gratuitos y su implementación le ayudará en la coyuntura y lo preparará mejor para el nuevo escenario.

- Mantenga contacto con sus pares (competidores, miembros de cámaras empresarias), proveedores y clientes. Intercambie experiencias.

- Maximice la utilización de instrumentos asistencia disponibles por el Estado (subsidios al empleo, Procedimientos Preventivos de Crisis, líneas especiales de financiamiento, diferimientos impositivos, etc.). Ocupe recursos en trabajar sobre el seguimiento, análisis e implementación de estos instrumentos en su empresa. Busque apoyo externo que puedan darle información y facilitarle el acceso

- Planifique y asesórese en las decisiones a tomar en materia impositiva y laboral en el marco de la crisis para que no pongan en riesgo el normal desarrollo de su actividad futura

- Mantenga actualizado el Cash Flow, dado que la disponibilidad de fondos es una de las claves en la coyuntura. Analice diversos escenarios con su equipo. Ajústelos en forma permanente y tome decisiones para cuidar los recursos.

- Revise su estructura de financiamiento con las entidades con las que opera a fin de buscar alternativas que permitan garantizar la sustentabilidad de sus operaciones y facilitar la normalización financiera de la compañía. La coyuntura impone mayor flexibilidad entre las partes frente al cambio de escenario. Explore otras opciones disponibles (SGR, factura de crédito, mercado de capitales, etc.)

- Revise su cadena de proveedores. Analice la capacidad de abastecimiento de sus proveedores habituales. Identifique proveedores alternativos frente a la posibilidad que los actuales se encuentren eventualmente imitados por cuarentenas regionales / locales. Revea en la medida de lo posible las condiciones contractuales de entrega / pago para asegurar una rápida vuelta a la actividad.

- Potencie su comunicación con los clientes. Explore diversos mecanismos de comunicación en función de las características de su actividad para fortalecer la imagen de la compañía y para obtener información del mercado. Analice la posible utilización de redes sociales. Tome contacto directo para analizar el potencial de recuperación de la demanda y nuevos requerimientos o tendencias. Cuide su base de clientes y fortalezca los vínculos, tendrá impacto en su posicionamiento futuro.

- Organice las acciones para asegurar una vuelta rápida a la actividad. Prepare las medidas y protocolos sanitarios a adoptar para proteger a su personal, sus clientes y proveedores.
Elabore un plan con las acciones necesarias para maximizar su potencial productivo y de servicios en forma rápida.

Acciones de Transformación o Estratégicas:

Estas acciones tienen como objetivo incrementar la capacidad de su compañía para alcanzar resultados positivos en el nuevo escenario de los negocios

- Revise su Estrategia a la luz del nuevo escenario. Analice qué cambios pueden esperarse en el mercado en el que operamos y en los procesos claves del negocio, que nuevos productos
/ servicios pueden ser demandados, que nuevas tecnologías o formas de producir o comercializar pueden acelerarse. Cuál será la estructura de mercado resultante post crisis en función de escenarios más y menos optimistas. Esquematice estos escenarios a partir del intercambio de ideas con su equipo y especialistas. Pregúntese como abordar estos desafíos, donde hay espacios de mejora y qué se puede hacer hoy para avanzar (aún con las restricciones del contexto).

- Plantee proyectos prioritarios para el futuro. Ponga foco en unos pocos, pero de alto impacto. Establezca objetivos, decisiones de inversión o desinversión claves (M&A), principales acciones, un cronograma de implementación y asigne responsables para su elaboración y puesta en marca. Desarrollo de nuevos canales de comercialización, logística y distribución, evaluación de sus activos inmuebles y eficiencia de sus espacios productivos y comerciales frente al nuevo escenario, lanzamiento de nuevos productos o servicios, incorporación de nuevas tecnologías, extensión de teletrabajo, diseño de nuevos procesos, mejora del sistema de información y gestión, son algunos ejemplos. Comience ahora o prepárese para llevarlos a cabo apenas supere la coyuntura.

- Involucre a todo el personal posible en estos proyectos. Ayuda a mantener activo a su equipo, brinda horizonte más allá de la crisis, genera identificación y fortalece la cultura organizacional.

- Incorpore socios para el desarrollo tecnológico, entendiendo lo tecnológico en un sentido amplio (nuevas tecnologías en procesos, en productos, en comunicación, etc.). Instituciones públicas, Cámaras Empresarias (hay muchas que tienen una estructura de apoyo), profesionales externos o potenciales proveedores que sean sus socios en la incorporación de nuevas tecnologías, que se involucren en los proyectos de transformación seleccionados y ayuden a su empresa a llevarlos adelante, sin perder el foco del negocio.

- Capacite a su personal en mejorar las capacidades actuales o en desarrollar otras, en particular aquellas que se requieran para implementar los proyectos estratégicos que hayan identificado. Organice charlas virtuales de supervisores o personal especializado. Promueva la realización de cursos online disponibles en el mercado (hay muchos gratuitos).

Los márgenes de acción para abordar estas recomendaciones, obviamente, dependen del impacto específico de la crisis en cada caso y de la capacidad financiera y operativa disponible. Algunas situaciones son muy difíciles, pero también la historia da cuenta de la capacidad de adaptación y la resiliencia de nuestros empresarios y trabajadores, cuya actitud proactiva, energía y valentía son más necesarios que nunca.